Coraz większy proces cyfryzacji niejednokrotnie wymaga przejścia ze standardowej obsługi i wysyłki dokumentów na elektroniczny obieg dokumentów. Choć z pozoru może się to wydawać trudniejsze, w rzeczywistości elektroniczny obieg upraszcza drogę, jaką muszą wykonać ważne pisma, a do tego skraca czas oczekiwania do niezbędnego minimum. Jak zatem skorzystać z elektronicznego obiegu dokumentów, jakie warunki należy spełnić, aby móc wykonać taką wysyłkę i gdzie stosowane są takie działania?

• Szybki przepływ informacji w każdej firmie
• Elektroniczny obieg dokumentów – proces obiegu dokumentacji
• Rezygnacja z dokumentacji w formie papierowej – ułatwienie codziennej pracy

Szybki przepływ informacji w każdej firmie

Wiele dużych firm bardzo często przepuszcza niezliczone ilości dokumentacji w postaci umów, faktur lub innych dokumentów wymagających zaksięgowania, lub archiwizacji. Aby usprawnić procesy komunikacyjne i jak najbardziej zoptymalizować czas pracy stworzona została dedykowana platforma, dzięki której obieg dokumentów będzie mógł następować w sposób elektroniczny bez konieczności fizycznego przekazywania informacji w formie papierowej.

Często zdarza się tak, że w tradycyjnej formie przekazywania dokumentacji nie mamy nad nią pełnej kontroli, ze względu na brak wiedzy o aktualnej lokalizacji dokumentu. Elektroniczny system do przekazywania dokumentacji pozwala na bieżące śledzenie pliku i kontrolę, kto aktualnie jest w posiadaniu papierów do dalszej edycji. Warto zaznaczyć, że oprócz aktualizacji statusu pliku, jest on bezpieczny ze względu na brak dostępu przez osoby trzecie.

Elektroniczny obieg dokumentów – proces obiegu dokumentacji

Z elektronicznego obiegu dokumentów głównie korzystają pracownicy uczelni wyższych, gdzie proces dokumentacji jest bardzo rozbudowany i wymaga niejednokrotnie, aby dany dokument trafił w ręce wielu osób w jak najkrótszym czasie. System obiegu dokumentów uzależniony jest od zastosowanego narzędzia umożliwiającego przesyłanie plików między osobami.

Szybka rejestracja dokumentów pozwala na oszczędności nie tylko czasu, ale także kosztów wynikających z konieczności przeprowadzania prac administracyjnych związanych z obiegiem dokumentów. Ze względu na łatwy sposób edycji, nie ma konieczności, aby system elektronicznego obiegu dokumentów był nadzorowany przez informatyków z działu IT, który w związku z mniejszą ilością zgłoszeń zadań do wykonania i rozwiązania problemów może zoptymalizować swój czas pracy.

Rezygnacja z dokumentacji w formie papierowej – ułatwienie codziennej pracy

Oferowany system pozwalający na elektroniczny obieg dokumentów został stworzony tak, aby nie było konieczności dodatkowego szyfrowania plików, a dodanie dokumentu wymaga jedynie przeciągnięcia pliku w odpowiednie okno i upuszczenia go, aby załadować dane w programie. Ze względu na wymóg podłączenia internetowego, nie musimy pracować jedynie z siedziby biura lub uczelni. Dzięki aplikacji, bez problemu możemy obsługiwać dokumenty na urządzeniach mobilnych z każdego miejsca na świecie.

Platforma obsługująca dokumentację jest na bieżąco aktualizowana, dlatego cyklicznie wprowadzane są w niej zmiany wynikające z aktualizacji warunków uczelnianych lub legislacyjnych wprowadzanych przez państwo. Narzędzie jest w stu procentach intuicyjne. Dzięki przejrzystemu interfejsowi bez problemu każdy pracownik może korzystać z systemu w sposób łatwy i przejrzysty, dodatkowo dla osób spoza granic kraju przygotowana została opcja przełączania języka, tak aby ułatwić komunikację.